KT 기업 인터넷전화 통화 녹취, 통화매니저 PC 가입부터 시작하는 이유

고객 상담이 많은 사무실이라면 통화를 녹취해 두고 싶은 순간이 반드시 옵니다. 민원 내용을 다시 확인해야 할 때, 전화로 받은 주문 내용을 놓쳤을 때가 대표적입니다. 이 글은 KT 기업 인터넷전화에서 통화 녹취를 쓰려면 어떤 순서로 가입해야 하는지, 어떤 종류가 있는지, 가입 전에 무엇을 확인해야 하는지를 현장에 설치된 인터넷전화기 사진과 함께 정리한 기록입니다.

핵심 순서는 하나입니다. 통화매니저 PC에 먼저 가입해야 통화레코딩(녹취)을 신청할 수 있습니다. 순서를 모르고 녹취부터 신청하려다 접수가 막히는 경우가 있어서, 사무실 인터넷 가입과 전화 설치를 함께 계획하는 단계에서 미리 알아 두시면 좋습니다.

(주)아이씨스템은 2011년부터 1,200여 현장에서 KT 기업인터넷과 인터넷전화를 설치해 왔습니다. 아래 내용은 그 과정에서 반복해서 받는 질문을 기준으로 정리했고, 상품 구성은 쓰고 계신 회선과 전화기에 따라 달라질 수 있습니다.

통화 녹취는 통화매니저 PC 가입부터 시작합니다

KT 기업 인터넷전화의 통화 녹취는 두 단계로 나뉩니다. 첫째가 통화매니저 PC 가입이고, 둘째가 통화레코딩 신청입니다. 통화매니저 PC는 녹취를 쓰기 위한 바탕이 되는 서비스라서, 이것이 가입되어 있지 않으면 통화레코딩 신청 자체가 진행되지 않습니다.

· ① 통화매니저 PC 가입 — 녹취를 쓰기 위한 바탕이 되는 서비스입니다. · ② 통화레코딩 신청 — 통화매니저 PC가 가입되어 있어야 신청할 수 있습니다.

그래서 처음부터 두 가지를 함께 접수하시는 편이 빠릅니다. 이미 인터넷전화를 쓰고 있는 사무실이라도 통화매니저 PC가 없다면 같은 순서를 그대로 밟아야 하니, 지금 가입된 서비스 목록부터 확인해 보시기를 권합니다.

사무실 인터넷 가입과 전화 설치를 한 번에 접수하면 통화매니저 PC와 통화레코딩도 같은 일정으로 묶어 처리할 수 있습니다. 가입 순서를 몰라 신청이 한 번 반려되는 일을 피할 수 있어서, 신규 개통이나 이전 설치를 앞둔 사무실에는 이 방식을 먼저 안내해 드립니다.

통화레코딩 종류, 건수형·무제한형·AI 통화레코딩

통화레코딩은 크게 세 가지로 나뉩니다. 건수형은 20건(3개월)과 50건(6개월) 두 가지가 있고, 무제한형은 1년과 3년 중에서 고릅니다. 여기에 AI 통화레코딩이 따로 있는데, 이쪽도 무제한 1년과 3년으로 구성됩니다.

· 건수형 — 20건(3개월), 50건(6개월) · 무제한형 — 1년, 3년 · AI 통화레코딩 — 무제한 1년, 3년

녹취가 가끔 필요한 정도라면 건수형을, 상담 전화가 매일 이어지는 곳이라면 무제한형을 먼저 살펴봅니다. 사용량을 가늠하기 어렵다면 최근 상담 통화가 많았던 달을 기준으로 건수가 모자라지 않을지 따져 보는 것이 현실적인 방법입니다.

센트릭스를 쓰는 회사는 상품이 따로 있습니다

센트릭스(클라우드 PBX)를 쓰는 회사는 센트릭스용 통화레코딩이 따로 있습니다. 같은 녹취라도 지금 쓰는 전화 상품이 무엇인지에 따라 신청해야 하는 상품이 달라진다는 뜻입니다.

일반 070 인터넷전화와 센트릭스는 구성 방식이 다르기 때문에, 가입 전에 어느 쪽을 쓰고 있는지 정확히 알려 주셔야 합니다. 계약서나 청구서에 적힌 상품명을 확인하시면 가장 정확합니다.

회선과 전화를 새로 구성하는 사무실이라면 인터넷, 전화, 녹취를 한 번에 설계하는 편이 중복 가입을 피할 수 있습니다. 사무실 인터넷 가입과 설치를 함께 진행하는 경우 KT 기업인터넷 상품 안내에서 회선 구성을 먼저 살펴보셔도 좋습니다.

가입 전에 알아야 할 주의점 세 가지

녹취는 쓰는 것만큼 정리하는 것도 중요합니다. 가입 전에 꼭 짚어야 할 주의점이 세 가지 있습니다. 해지 후 자동 삭제, 선택 녹취의 전화기 제한, 그리고 개인정보보호법 준수입니다.

· ① 해지하면 1개월 뒤 자동 삭제 — 통화레코딩을 해지하면 녹취 파일은 보관 기간과 상관없이 1개월 후 자동으로 삭제됩니다. 해지 전에 필요한 녹취 파일을 꼭 내려받아 두세요. · ② 선택 녹취는 전화기가 정해져 있습니다 — 원하는 통화만 골라 녹취하는 선택 녹취는 쓸 수 있는 전화기가 제한되고, 일부 회선은 가입·이용에 제한이 있습니다. · ③ 개인정보보호법 준수는 회사 책임 — 녹취를 이용할 때 개인정보보호법을 지키는 책임은 이용하는 회사에 있습니다.

특히 해지 후 자동 삭제는 놓치기 쉽습니다. 담당자가 바뀌거나 서비스를 정리하는 시점에 백업 없이 해지하면 보관해 둔 녹취를 되돌릴 방법이 없으니, 해지 계획이 생기면 가장 먼저 파일 내려받기부터 챙기십시오.

선택 녹취와 전체 녹취는 쓰임새가 다릅니다. 모든 통화를 남겨야 하는 상담 부서라면 전체 녹취가 맞고, 특정 통화만 남기면 되는 사무실이라면 선택 녹취를 고려하되 전화기 제한을 먼저 확인해야 합니다. 일부 회선은 가입이나 이용 자체에 제한이 있으므로 회선 종류도 함께 알려 주셔야 정확한 안내가 가능합니다.

현장에 설치한 인터넷전화기, 녹취 전에 모델부터 확인합니다

아래 사진은 사무실 창가 선반 위에 설치한 KT 인터넷전화기입니다. 유선 수화기가 달린 탁상형 전화기 옆에 안테나가 달린 소형 장비가 놓여 있고, 노란색 랜케이블과 검은색 케이블이 각각 벽 쪽으로 이어져 있습니다. 장비 라벨은 가려져 있어 모델명은 적지 않습니다.

이 사진에서 보듯 전화기는 책상 위나 창가처럼 사용자가 가까이 있는 자리에 놓이는 경우가 많습니다. 케이블이 선반 위로 어지럽게 늘어지지 않도록 정리하고, 랜선 경로를 미리 잡아 두면 설치 후에도 통화 품질 문제가 생겼을 때 원인을 찾기 쉽습니다.

선택 녹취를 쓰려면 전화기가 제한된다는 점을 앞서 말씀드렸습니다. 그래서 녹취를 붙이기 전에 쓰고 있는 전화기 모델부터 확인하는 것이 순서입니다. 모델이 맞지 않으면 전화기 교체까지 함께 비용을 계산해야 합니다.

개인정보보호법과 내부 기준, 회사가 먼저 정해야 합니다

통화 녹취는 기술적으로 가입만 하면 쓸 수 있지만, 법적 책임은 이용하는 회사에 있습니다. 녹취를 이용할 때 개인정보보호법을 지키는 책임이 회사에 있다는 점은 KT 안내에서도 분명히 하는 부분입니다. 가입 신청서를 쓰기 전에 내부 기준을 먼저 세워 두시는 편이 안전합니다.

기준으로 정해 둘 항목은 크게 세 가지입니다. 녹취 사실을 상대방에게 어떻게 안내할지, 녹취 파일을 누가 보관하고 열람할 수 있는지, 보관한 파일을 언제 지울지입니다. 이 세 가지만 문서로 정리해 두어도 담당자가 바뀔 때 혼선이 크게 줄어듭니다.

또한 녹취 파일에는 고객의 이름과 연락처, 주문 내용이 담기기 쉽습니다. 파일을 개인 PC에 흩어 두지 말고 접근 권한이 있는 담당자만 열람하도록 관리해야 합니다. 이 부분은 상품 선택보다 오히려 운영 단계에서 더 자주 문제가 됩니다.

가입 순서와 자주 묻는 질문

실제로 가장 많이 받는 질문은 070 인터넷전화만 쓰는데 녹취가 되느냐는 것입니다. 답은 통화매니저 PC에 가입한 뒤 통화레코딩을 신청하는 방식이라는 것입니다. 쓰시는 회선과 전화기 모델을 알려 주시면 가능한 구성인지 먼저 확인해 드립니다.

모든 통화를 녹취해야 하느냐는 질문도 많습니다. 상품에 따라 다르며, 골라서 녹취하는 선택 녹취는 전화기 제한이 있으니 미리 확인합니다. 인터넷과 전화를 같이 바꾸려는 경우에는 회선, 전화, 녹취를 한 번에 구성하고 사무실 랜공사까지 같은 일정으로 진행할 수 있습니다.

인터넷 가입과 함께 사무실 배선을 새로 해야 한다면 사무실 랜공사 안내에서 구성을 먼저 확인해 보시기 바랍니다. 전화기 위치가 정해지지 않은 상태에서 가입부터 하면 나중에 랜선을 다시 끌어야 하는 경우가 생기기 때문입니다.

정리 — 통화매니저 PC 가입 후 통화레코딩 신청

KT 기업 인터넷전화의 통화 녹취는 통화매니저 PC 가입, 통화레코딩 신청의 순서입니다. 해지하면 녹취 파일이 1개월 뒤 자동 삭제되니 해지 전 백업이 필수이고, 선택 녹취는 전화기 제한이 있으니 모델부터 확인하셔야 합니다.

건수형과 무제한형, AI 통화레코딩 중 무엇이 맞는지는 상담 통화량과 보관 계획에 달려 있습니다. 센트릭스를 쓰는 회사라면 센트릭스용 통화레코딩을 따로 신청해야 한다는 점도 잊지 마십시오.